Obiektowy rachunek kosztów działań
- koncepcja i wdrożenie w Zakładach Lniarskich "Orzeł" SA

prof. dr hab. Gertruda Krystyna Świderska
mgr Krzysztof Rybarczyk
mgr Agnieszka Kasprzycka

3. Zastosowane rozwiązania informatyczne w ramach prac badawczo - rozwojowych w Zakładach Lniarskich "Orzeł" S.A.

Opracowując wymagania dla systemu informatycznego obsługującego obiektowy rachunek kosztów działań przyjęto założenie, że aplikacja powinna umożliwiać kalkulację planowanych kosztów działań oraz zawierać elementy budżetowania i zarządzania poprzez działania. W wersji objętej projektem badawczym powinna być w niej uwzględniona specyfika branży włókienniczej.

Przy opracowywaniu koncepcji systemu przyjęto założenie, że projektowany system powinien być możliwie uniwersalny. Rachunek kosztów działań jest rozwiązaniem nabierającym pełnego kształtu dopiero w czasie wdrożenia w konkretnym przedsiębiorstwie lub branży. Podobnie, system informatyczny wspomagający koncepcję ABC w przedsiębiorstwie przemysłu włókienniczego powinien na etapie wdrożenia dawać możliwość elastycznego opisu przedsiębiorstwa i jego działalności. System powinien umożliwiać prowadzenie kalkulacji kosztów z mniejszą lub większą szczegółowością oraz pozwalać na łatwe wprowadzanie zmian w przypadku zmian organizacyjnych w przedsiębiorstwie.

Opracowana w ramach projektu charakterystyczna wersja systemu informatycznego wspomagającego rachunek kosztów działań MAC Abc+ operuje na bazie danych, w której przechowywane są dane o obiektach (zasobach i działaniach) oraz wzajemnych powiązaniach między nimi.
System:

• gromadzi dane o zasobach przedsiębiorstwa i działaniach w nim wykonywanych,
• gromadzi dane o finalnych obiektach kosztów tj. wyrobach, klientach, kanałach dystrybucji i innych,.
• utrzymuje dane o powiązaniach pomiędzy zasobami, działaniami i obiektami,
• umożliwia kalkulację kosztów planowanych zasobów, działań i innych obiektów,
• rejestruje budżety kosztów dla dowolnych obiektów kosztów,
• przelicza zapotrzebowania na zasoby i działania w przedsiębiorstwie,
• gromadzi i udostępnia dane o dostępnych i wykorzystanych zasobach przedsiębiorstwa,
• udostępnia zebrane dane do możliwie wszechstronnych analiz

Zgodnie z założeniami opracowanymi w ramach projektu wersja oprogramowania MAC Abc+, obsługującego rachunek kosztów działań w Zakładach Lniarskich "Orzeł" S.A., pracuje na wybranej przez zakład bazie danych MS SQL 7.0.

W informatycznym systemie rachunku planowanych kosztów działań są gromadzone dane opisujące zasoby, działania i inne obiekty w przedsiębiorstwie w poszczególnych okresach czasu (miesiącach). Posłużono się tymi samymi strukturami danych dla zapisu zasobów złożonych, działań i innych obiektów kalkulacji kosztów. Jedynie zasoby proste są już w warstwie funkcjonalnej systemu traktowane odmiennie, bowiem ich koszt jest wprowadzany bezpośrednio, podczas gdy dla zasobów złożonych, działań i innych obiektów kalkulacyjnych koszty są kalkulowane przez system. Ze względu na specyfikę produkcji włókienniczej jako obiekty finalne zdefiniowano zarówno przędzę, jak tkaniny surowe i wykończone.

Koszty obiektów kalkulacyjnych są przez system wyliczane za pomocą procedur. Procedura kalkulacyjna to przepis na kalkulację kosztów danego obiektu kosztów. Każdy obiekt kosztów oprócz zasobu prostego powinien mieć w systemie zapisaną swoją procedurę kalkulacyjną. Procedury kalkulacyjne powinny być tworzone dla obiektów kosztów w danym okresie czasu (miesiącu).

Obiektami kosztów w systemie mogą być:

• zasoby proste, czyli takie, których koszt planowany wprowadzany jest do systemu ręcznie lub półautomatycznie z innych systemów eksploatowanych w przedsiębiorstwie - np. amortyzacja, energia, płaca zasadnicza, materiały,
• zasoby złożone, czyli takie których koszt będzie skalkulowany w systemie - są to np. grupy pracowników, grupy maszyn, pomieszczenia. Na koszt grupy maszyn będą się składały koszty amortyzacji maszyn należących do grupy, ich materiały eksploatacyjne, utrzymanie ruchu, remonty przeglądowe i kapitalne (rozpisane w czasie), energia, oprzyrządowanie,
• działania wykonywane w poszczególnych wydziałach przedsiębiorstwa, których koszt będzie kalkulowany w systemie na podstawie kosztów zużywanych w działaniu zasobów,
• finalne obiekty kosztów czyli tkaniny gotowe, półfabrykaty (przędza, taśmy, tkaniny surowe), klienci, kanały dystrybucji, jednostki organizacyjne przedsiębiorstwa, których koszt będzie kalkulowany na podstawie kosztów działań i zasobów zużywanych w procesie powstawania wyrobu, obsługi klienta czy wykonywanych w poszczególnych jednostkach organizacyjnych przedsiębiorstwa.

Po konsultacjach z zespołem roboczym Zakładów Lniarskich "Orzeł" ustalono, że obiekt kosztów zawiera:

• kod obiektu i jego opis skrócony oraz pełny,
• typ obiektu określający podział na zasoby proste, zasoby złożone, działania i obiekty finalne kalkulacji kosztów - w pierwszym etapie - produkty,
• kategorię,
• nośnik - jednostkę miary zasobu lub działania,
• źródło informacji o kosztach (system informatyczny, komórka organizacyjna, osoba),
• identyfikator jednostki organizacyjnej (np. odpowiedzialnej za zasób lub wykonującej działanie),
• miejsce powstawania kosztów (wydziały)
• konto księgowe (dla potrzeb porównania danych z systemu z ewidencją księgową),
• informacje o użytkowniku i dacie utworzenia obiektu i jego ostatniej modyfikacji,
• definiowalne w systemie atrybuty,
• pole opisowe.

W poszczególnych okresach kalkulacyjnych (miesiącach) dla obiektu mogą być określone następujące dane:

• Czas życia obiektu - koszty niektórych obiektów nie będą zużywane (rozliczane) w ramach pojedynczego miesiąca, ale będą rozliczane w czasie, zatem konieczne jest określenie, na ile okresów powinien być rozliczony koszt danego obiektu np. remontu kapitalnego maszyny.
• Ilość dostępna,
• Ilość planowana,
• Koszt jednostkowy planowany,
• Koszt całkowity planowany.

Dla poszczególnych obiektów kosztów nie wszystkie dane muszą być wprowadzane.

Koszty w systemie są wprowadzane i kalkulowane dla obiektów. Definicja obiektu kosztów zawiera kod obiektu, nazwę obiektu, kod kategorii, kod typu, kod nośnika, dowolnej długości opis (notatki uzupełniające) oraz opcjonalnie listę atrybutów obiektu. Dla każdego obiektu są przechowywane dane charakterystyczne dla poszczególnych okresów (zazwyczaj miesięcy, ale można w systemie przyjąć za podstawę kalkulację w innych okresach np. kwartalną). Okresowe dane planowane obiektu zawierają dane opisowe do celów późniejszej analizy: miejsce powstawania kosztów, ośrodek odpowiedzialności, źródło informacji o kosztach, konto księgowe oraz dane liczbowe: ilość dostępną, ilość planowaną, koszt jednostkowy planowany oraz koszt planowany obiektu w okresie rozliczeniowym.

Typy klasyfikują obiekty. Za pomocą typów można wprowadzić podział obiektów na przykład na zasoby proste, zasoby złożone, działania, obiekty kalkulacyjne (finalne).

Kategorie kosztów pozwalają na podział kosztów obiektów według rodzajów lub innych dowolnie zdefiniowanych kryteriów. W systemie jest prowadzona jedna lista kodów kategorii niezależnie od typów obiektów. Na przykład dla zasobów prostych kategorie kosztów to amortyzacja, materiał podstawowy, energia określonego typu itd.
Nośniki kosztów to inaczej jednostki miary zasobów, działań i innych obiektów.

Z każdym obiektem kosztów może być związana lista jego atrybutów. Jako atrybut mogą być wpisane na przykład kody identyfikujące koszt obiektu jako stały lub zmienny, jako podnoszący wartość obiektu finalnego kalkulacji dla klienta lub nie podnoszący itp. Atrybuty obiektów mogą być uzupełniane i rozszerzane w dowolnym momencie. Mogą służyć przyszłym analizom. Na obecnym etapie wdrożenia systemu w Zakładach Lniarskich "Orzeł" nie są wykorzystywane. Istnieje jednak możliwość wykorzystywania ich w przyszłości, stosownie do potrzebnych analiz.
Kod miejsca powstawania kosztów powinien określać miejsce w przedsiębiorstwie, w którym koszt powstaje i odpowiadać podziałowi kosztów według MPK w systemach ewidencji kosztów rzeczywistych. Kod jest przypisywany do danych okresowych obiektów. Zatem ten sam obiekt może mieć różne miejsca powstawania kosztów w różnych okresach obliczeniowych. Kody miejsc powstawania kosztów mogą być wykorzystywane przy analizach, a w szczególności dla porównania kosztów skalkulowanych w systemie MAC Abc+ z kosztami rzeczywistymi zarejestrowanymi w księgowości przedsiębiorstwa.

Kod ośrodka odpowiedzialności jest opcjonalny. W ZL "Orzeł" przyjęto, że ośrodkiem odpowiedzialności jest miejsce powstawania kosztów.
Kod źródła informacji o kosztach określa skąd, z jakiego systemu, działu lub od jakiej osoby pochodzą informacje o danych obiektu kosztów. Kod jest przypisywany do danych okresowych obiektów.
Kod konta księgowego określa konto księgowe z planu kont przedsiębiorstwa przeznaczone do księgowania danej pozycji kosztów. Po wprowadzeniu do systemu danych o planowanym poziomie i asortymencie produkcji w danym okresie i przeliczeniu planu, suma kosztów planowanych dla zasobów prostych w układzie przypisanych zasobom kont księgowych zespołu 4 prezentuje koszty przedsiębiorstwa w okresie w układzie rodzajowym.

3.1. Funkcje systemu

1. Prowadzenie katalogów (słowników) kodów

• atrybutów,
• typów,
• kategorii,
• miejsc powstawania kosztów,
• źródeł informacji,
• nośników,
• ośrodków odpowiedzialności.

2. Prowadzenie kartotek obiektów kosztów:

• zasobów prostych
• zasobów złożonych,
• działań
• produktów
• innych obiektów kalkulacyjnych - klientów, rynków, kanałów dystrybucji, jednostek organizacyjnych przedsiębiorstwa
  czyli:
  • Wprowadzanie i modyfikacje danych kartotekowych o obiektach kosztów,
  • Wprowadzanie i modyfikacje danych o kosztach planowanych dla zasobów prostych w okresie obliczeniowym,

3. Obsługa procedur kalkulacyjnych obiektów kosztów

• wprowadzanie i modyfikacje procedur kalkulacyjnych zasobów złożonych, działań i obiektów kalkulacyjnych,
• przeliczanie i zatwierdzanie procedur kalkulacyjnych

4. Przeliczanie budżetów (zapotrzebowań na zasoby i działania)

5. Analizy

6. Administrowanie systemem

3.2. Koncepcja analizy kosztów działań i zasobów

System MAC Abc+ pracuje na relacyjnej bazie danych MS SQL 7.0. Przyjęto zasadę, że system jest wyposażony w podstawowe raporty i przeglądy danych. W celu uzyskania innych niż dostarczone z systemem analiz można skorzystać z licznych dostępnych na rynku narzędzi, w szczególności - we własnym zakresie w ZL zbudować system analiz oparty na mechanizmach OLAP serwera SQL. Można też na przykład wykorzystywać jeden z dostępnych na rynku generatorów raportów - np. Crystal Reports, opierając się na strukturze bazy danych systemu MAC Abc+.

Zespół projektowy dokonał przeglądu aplikacji hurtowni danych firmy TETA opartej o narzędzia OLAP udostępniane przez SQL Serwer 2000. W Zakładach Lniarskich "Orzeł" S.A. są eksploatowane systemy finansowo-księgowy i kadrowo-płacowy firmy TETA S.A. Systemy te, w obecnej wersji pracują na bazie danych będącej oryginalnym rozwiązaniem firmy TETA S.A. Planowano zmianę platformy bazodanowej tych systemów na SQL 7.0 w roku 2000. Tymczasem dostawca do 2002 roku nie udostępnił takich wersji swoich systemów. Zatem pobieranie danych rzeczywistych z systemów finansowego i płacowego dla celów porównania z danymi planowanymi systemu rachunku kosztów działań, mogło być dokonywane poprzez raporty lub we współpracy z TETA S.A. W ramach systemu hurtowni danych i analitycznego TETA S.A proponuje interfejsy do swoich systemów finansowego i płacowego.

3.3. Ochrona praw dostępu w aplikacji

Dostęp do aplikacji jest chroniony. W aplikacji wprowadzono identyfikację użytkowników. Lista użytkowników aplikacji jest prowadzona przez administratora systemu. Każdy użytkownik jest wprowadzany do systemu i zaliczany do jednej z dziesięciu grup ochrony dostępu. Do grupy 0 o najwyższych uprawnieniach powinien należeć jedynie administrator aplikacji. Ma on prawo do funkcji administracyjnych systemu, w tym do definiowania nowych użytkowników i przyznawania im praw. Użytkownicy zaliczeni do grup o kolejnych numerach mają dostęp do modyfikacji lub jedynie do przeglądania danych.

Ponadto, przy zapisie jakichkolwiek danych w systemie następuje zapis w bazie danych daty i identyfikatora użytkownika tworzącego rekord. W przypadku modyfikacji istniejących w bazie danych pozycji zapisywana jest data i identyfikator użytkownika, który ostatnio modyfikował rekord. Pozwala to administratorowi aplikacji na identyfikację osoby odpowiedzialnej za wpisanie lub zmianę wszelkich danych.