KOSZTY PRACY W RACHUNKU KOSZTÓW

mgr Piotr PODŁOWSKI

Koszty rotacji kadr

Rotacja kadr związana jest z praktycznie wszystkimi aspektami procesu kadrowego. Przez niespodziewane zmiany w składzie personalnym firmy zostaje zaburzone planowanie personelu a w niektórych przypadkach planowanie może zaniknąć na rzecz doraźnych działań mających na celu uzupełnienie braków w personelu.

Rekrutacja i selekcja kandydatów generuje koszty, które znacząco rosną w przypadku zwiększonej rotacji kadr. Koszty te oczywiście nie przynoszą żadnej wartości dla klienta, podobnie jak koszty wdrożeń do pracy oraz szkoleń nowych pracowników. Także koszty szkoleń doskonalących pracowników, którzy po szkoleniach zrezygnowali z pracy w organizacji oraz same koszty odejścia pracowników związane są z kosztami rotacji kadr.

Rotacja kadr to bardzo złożony proces, gdyż dotyczy szeregu działań z zakresu zarządzania zasobami ludzkimi. Rotacja kadr może być spowodowana zwolnieniami z inicjatywy pracodawcy lub też wynikać z autonomicznej decyzji pracownika o zmianie pracodawcy. Każdy z tych przypadków pociąga za sobą trochę inne działania w sferze zarządzania personelem. Związanymi z tymi działaniami będą między innymi koszty:

• zastąpienia pracownika (koszty ogłoszeń i innych form rekrutacji; czynności związane z selekcją: rozmowy kwalifikacyjne, testy itp.; koszty ewentualnych przeprowadzek; wymagane badania itp.)
• szkoleń nowo przyjętych pracowników, wdrożenia nowego pracownika na miejscu pracy np.: koszty mentora,
• utraconych korzyści spowodowane zmniejszoną wydajnością i efektywnością nowych pracowników,
• rozmów z odchodzącą osobą, czynności administracyjnych, odpraw,
• usunięcia przyczyn odejścia pracowników.

Działy zarządzania zasobami ludzkimi lub managerowie do oceny poziomu fluktuacji kadr wykorzystują podstawowe wskaźniki fluktuacji personelu. W oparciu o nie są tworzone wszelkie raporty wewnętrzne. Za przykład takiego wskaźnika może służyć wskaźnik średniej miesięcznej fluktuacji:

W liczniku powyższego wzoru należy umieścić liczbę osób, które odeszły z pracy w ciągu roku a w mianowniku średnioroczną liczbę zatrudnionych. Aby uzyskać dane w procentach wynik należy pomnożyć przez 100%.

Analiza podobnych wskaźników może odpowiedzieć na pytanie jak kształtuje się dynamika rotacji personelu w kolejnych okresach (na przykład miesięcznie, kwartalnie, rocznie). Jednak analiza tych wskaźników nie jest w stanie udzielić odpowiedzi na zasadnicze pytanie: Jakie są koszty fluktuacji pracowników?

Na to pytanie starają się odpowiedzieć wskaźniki oparte na danych finansowych. Niestety, wskaźniki te zbudowane na podstawie danych z tradycyjnego systemu finansowo-księgowego nie udzielą prawidłowej odpowiedzi. Wynika to z faktu, iż większość kosztów fluktuacji nie będzie ujęta w księgach rachunkowych (na przykład koszty utraconych korzyści) lub będzie ujęta w pozycjach zupełnie nie związanych z personelem. Na przykład koszt folderów informacyjnych o firmie rozdanych wśród studentów na dniach otwartych na uczelni czy koszty ogłoszeń prasowych informujących o naborze zostaną ujęte jako koszty reklamy w kosztach ogólnego zarządu lub kosztach działu marketingu. Część danych będzie miała charakter tak silnie zagregowany, iż dane te nie będzie można wykorzystać na polu zarządzania. Na przykład pensja kierownika w całości obciąży np. koszty wydziału, którego jest kierownikiem, nawet jeżeli uczestniczył on w rozmowach ze zwalnianymi pracownikami. Korzystanie z tradycyjnych rozwiązań rachunku kosztów powoduje zatem powstanie poważnej luki informacyjnej w obszarze kosztów pracy.