KOSZTY PRACY W RACHUNKU KOSZTÓW

mgr Piotr PODŁOWSKI

Koszty stanowiska pracy

Koszty stanowiska pracy to wszystkie koszty poniesione przez organizację w celu dostarczenia przestrzeni, technologii, urządzeń, wspomagania, łączności i innych usług dla pracowników, które mają na celu umożliwienie pracownikom wykonywanie ich zadań i wspomaganie misji ich jednostek biznesowych. Koszty stanowiska pracy można podzielić na pięć kategorii, które jako koncentryczne pierścienie wywodzą się od indywidualnych pracowników, działań lub jednostek biznesowych. Kategorie te uporządkowane są od kosztów dających się bezpośrednio przypisać do pracownika, do tych. które są do przypisania najtrudniejsze.

Rysunek 1.
Pięć kręgów kosztów stanowiska pracy.
Źródło: Standard 4BB: Practices and Techniques: The Accounting Classification of Workpoint Costs, Institute of Management Accountants 1997, s.13

kliknij aby powiększyć

Otoczenie bezpośrednie (bezpośrednie miejsce pracy) to koszty fizycznego miejsca pracy bezpośrednio przypisane do danego pracownika, działania lub jednostki biznesowej. Koszty te są zwykle identyfikowane w wymiarze prywatnego biura lub stanowiska pracy, lub w przypadku jednostki biznesowej są sumą kosztów miejsc pracy przypisanych poszczególnym pracownikom departamentu lub pracownikom przeprowadzającym to samo działanie. Bezpośrednie miejsce pracy obejmuje również koszty stworzenia tego miejsca pracy, w tym koszty nabycia, finansowania i budowy, które są kapitalizowane, opłaty związane z budową, koszty amortyzacji, jeżeli miejsce jest własnością organizacji, opłaty (jeżeli miejsce pracy przyswojone jest na zasadzie innej niż umowa własności lub leasingu), i inne koszty bezpośrednio związane z posiadłością miejsca pracy.

Bezpośrednie narzędzia i wspomaganie (narzędzia i sprzęt bezpośrednie) to koszty bezpośrednio przypisane do indywidualnych pracowników. Są to koszty urządzeń, które nie są dzielone z innymi pracownikami oraz koszty wspomagania, które w jasny sposób można przydzielić do danego pracownika obejmujące m.in. usługi biurowe, udostępnianie informacji, szkolenia itd.

Łączność to kategoria kosztów, która obejmuje wzajemne interakcje między danym pracownikiem a innymi pracownikami, klientami, sprzedawcami, źródłami informacji, doradcami itp., bez względu na to czy są to osoby z wewnątrz czy z zewnątrz organizacji. Należą do niech koszty infrastruktury komunikacyjnej (głosowej lub informatycznej), poczta, kurierzy, podróże itp.

Pośrednie miejsce pracy to koszty fizycznego miejsca, które nie jest bezpośrednio przypisane do danego pracownika. Zwykle jest to wspólna przestrzeń, w tym recepcja, kafeteria, pomieszczenia konferencyjne, pomieszczenia archiwum, pomieszczenia w których znajdują się urządzenia, pokoje szkoleniowe, parkingi itp. Są to również przestrzenie wolne stanowiące nadwyżkę pomieszczeń przypisanych lub wspólnej przestrzeni. Podobnie jak przy bezpośrednim miejscu pracy koszty te obejmują przystosowanie, wykorzystanie i finansowanie tych pomieszczeń.

Pośrednie narzędzia i wspomaganie (narzędzia i sprzęt wspólne) to koszty których nie można bezpośrednio przypisać do danego pracownika, a które są ponoszone w wyniku wykorzystywania tych urządzeń przez grupę pracowników.

Proces kadrowy źródłem powstawania ośrodków kosztów pracy
Koszty stanowiska pracy zaproponowane w poprzednim rozdziale w znacznie szerszym zakresie, niż było to dotychczas, proponują powiązać koszty zasobów organizacji z pracownikami. Jednocześnie w przedsiębiorstwie ponoszone są koszty, które są związane z funkcjonowaniem działu personalnego i realizowanymi przez niego działaniami.

Odpowiednia polityka zarządzania zasobami ludzkimi powoduje, że organizacja dysponuje właściwymi pracownikami na wszystkich lub co najmniej na wszystkich kluczowych stanowiskach. Jednocześnie zapewnienie właściwych pracowników zostanie zsynchronizowane w czasie z cyklem fluktuacji kadry lub okresami wzmożonej pracy. Dzięki temu będą oni zatrudniani lub zwalniani w dogodnym dla organizacji czasie. Jednocześnie właściwie prowadzona polityka personalna zapewnia zatrudnionym pewien komfort pracy. Dotyczy to zagadnień związanych z szeroko rozumianymi warunkami pracy [2, s.42].

Z punktu widzenia tradycyjnego systemu rachunkowości finansowej cały proces kadrowy, który ma miejsce w przedsiębiorstwie oraz aspekty z nim związane, formalnie nie istnieją. Dzieje się tak dlatego, że metodologia zbierania i agregowania informacji kosztowych utrudnia, a czasem wręcz uniemożliwia uzyskanie potrzebnych danych z systemu. Problem ten jest wyraźnie widoczny, gdy zestawimy poszczególne etapy procesu kadrowego z poszczególnymi pozycjami kosztowymi dotyczącymi personelu uwzględnianymi w tradycyjnym rachunku kosztów i rachunku zysków i strat.

Ewidencja księgowa pozwala nam wyodrębnić koszty związane z utrzymaniem oraz wykorzystaniem pracowników.
Koszty dotyczące utrzymania pracowników to koszty:

• bhp
• świadczeń socjalnych nie finansowanych z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych
• podatku od płac
• narzutów na ZUS i itp.
• dojazdów do pracy
• delegacji służbowych

Do wyodrębnionych kosztów związanych z wykorzystaniem pracowników zaliczymy:

• płace podstawowe
• płace uzupełniające
• premie, nagrody

Zidentyfikowane według powyższego schematu koszty pracy dotyczą tylko małego wycinka kosztów związanych z pracownikami. Pozycje te zostały wyodrębnione, ponieważ da się je przypisać do pewnych grup pracowników (na przykład koszty ubrań roboczych).
Przyrównując powyższe pozycje do wyszczególnionych w procesie kadrowym działań związanych z zarządzaniem zasobami ludzkimi można dostrzec poważną lukę informacyjną. Zatem zakres niezbędnych informacji o kosztach pracy do podejmowania prawidłowych decyzji na polu zarządzania wyklucza użycie tradycyjnego rachunku kosztów jako źródła informacji do zarządzania zasobami ludzkimi. Problem ten można prześledzić na przykładzie rotacji oraz ocen pracowników.